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如何选择酒店管理系统?

  酒店管理,最离不开的酒店管理系统,酒店行业发展至今天,市场上林林种种的管理系统举不胜数,但如何才能选择一套适合自己酒店的管理系统,其中过程还是很有学问的。
  
  一、电脑管理系统的应用
  
  酒店的电脑管理系统是把分散到各部门、各销售区域内大量的客人信息和管理信息通过系统软件和硬件互相连接,对信息进行录入、存储、分析、处理、传递和输出以达到信息数据共享及查询的目的,从而使酒店的管理更加科学化、规范化。
  
  二、电脑管理系统的发展
  
  20世纪60年代至70年代初期,正是国际酒店业集团化发展的黄金时期,各酒店集团为了强化连锁经营中的各下属酒店管理模式、业务操作流程、报表分析和集中采购等管理模式的一致性,开始大范围使用专业设计研发的机构推出的电脑管理系统。到20世纪80年代,国外的酒店电脑管理系统的产品和技术已日趋成熟,并在酒店业内得到了广泛应用。国内的酒店电脑管理系统就是在这个时期由国际酒店集团引进的。由于国内没有替代产品,管理系统的价格颇高,仅在一些高档酒店中应用。
  
  随着20世纪90年代中后期电子计算机产业的快速发展,酒店电脑管理系统的技术革新也得到了空前提升,新的系统平台不断问世,系统的功能不断升级,其产品的价格接近平民化,使该产品的应用范围扩大到大多数酒店企业。
  
  三、电脑管理系统的作用
  
  1、酒店信息处理的核心
  
  在酒店的日常工作中,一线对客服务部门通常会接触到大量的客人信息,如客人在入住登记时填写的姓名、职务、民族、宗教信仰等资料,客人在餐饮区域消费时的饮食禁忌和习惯。客人在入住客房后所穿拖鞋放在床的哪一侧等生活习惯,客人是否是左撇子等,这些信息应被作为最重要的客史信息加以利用和保存。
  
  一个好的电脑管理系统应当提供“信息找人”的操作模式,而如果是“人找信息”就会延误服务时机。“信息找人”的模式主要体现在当操作人员录入客人姓名或房号等相关信息时,系统能自动提示该客人的习惯等“档案”资料,为操作人员提供个性化服务提供方便。
  
  酒店的二线管理部门可以通过系统对管理信息进行分析,达到降低成本、节约费用的目的,顺利实行优化管理方案。
  
  2、提高服务质量
  
  通过系统提供的操作平台可以实现快速的预订、登记入住、各销售点的实时挂账、一次性结账、查询等功能,缩短了客人的等候时间,提升了客人对酒店服务的满意度。
  
  3、提供决策依据
  
  系统通过对各部门的数据和信息进行实时统计和分析,可以酒店决策者提供经营分析、收入统计、同期比较和预算完成情况的说明,为科学决策提供理论和现实依据。
  
  4、提高工作效率
  
  系统操作简单、便捷可以大大提高酒店内各部门业务操作的准确性。通过系统,还可实现酒店办公自动化和无纸化办公。
  
  5、完善内部管理机制
  
  系统的运行可加强各部门间的信息沟通,使酒店在一个有序的经营环境内运作。系统提供的多种安全级别,保证了相应级别操作者的操作和查阅权限,也保证了酒店的信息安全和管理机制畅通。
  
  四、电脑管理系统的选型
  
  酒店电脑管理系统的构建主要包括系统硬件、系统软件和应用软件等设备,从应用上可以分为两大模块,分别为一线部门的经营管理模块和二线部门的后勤管理模块。
  
  1、系统选型应具有的功能
  
  预订管理——包括订单管理、快速订房、预订修改、特殊信息、宾客留言、创建档案、房态管理、预订报表、综合查询等。综合查询含预订信息、住店宾客信息、宾客离店情况、客史档案、房态信息、可用房信息、房间订单信息、锁房信息、账户信息、列车时刻表、航班时刻表、各地邮编、电话区号、本地电话查询、周边公共设施分部信息等内容(下同)。
  
  前台接待——包括散客接待、预订接待、团体接待、快速开房、协议客户管理、长途电话管理、宾客留言、换房延住、账户管理、自动挂账、创建档案、特殊账户、特行数据、修改折扣、房态管理、接待报表、综合查询等。
  
  前台收银——包括散客结账、团体结账、不退房结账、账单打印、交易管理、交易审核、快速挂账、团队挂账、自动挂账、封锁账户、特殊账户、自动转账、转账处理、账单管理、冲账处理、房态显示、综合查询等。
  
  商务中心——包括账单管理、快速挂账、交易管理、综合查询等。
  
  客房管理——包括房态管理、客房查询、洗衣管理、迷你酒吧管理、失物管理、物品管理、耗品管理、工服棉织管理、综合查询等。
  
  营销管理——包括宾客资料管理、宣传主页、远程预订、VIP客户管理、黑名单客户管理、协议客户管理、团队管理、旅行社管理、应收款查询、销售合同管理、销售活动管理、报表管理、预算完成情况分析等。
  
  餐饮管理——包括餐厅点菜、酒水管理、会议管理、退菜操作、厨房管理、宴会销售、宾客结账、预订管理、成本核算、二级库管理、报表打印、资料管理、会员管理、综合查询等。
  
  康乐管理——包括账户管理、宾客结账、转账管理、点歌系统管理、酒水管理、营业查询等。
  
  财务管理——包括固定资产、库房管理、应收帐款、会计科目、收入分析、成本控制、日审夜审、欠款审计、挂账管理、现金报表、特殊付款、应付账款、商品管理、预算管理等。
  
  工程管理——包括设备档案、维保计划、备件管理、报修管理、系统配置等。
  
  人力资源管理——包括员工档案、工资管理、奖惩管理、考勤管理、福利计划、保险管理、后勤餐宿管理、培训管理、职业前景设计等。
  
  安保管理——包括停车场(含车库)管理、自动报警、预案管理、安保培训计划等。
  
  经理查询——包括客源分析、收入分析、房价分析、房态查询、团队分析、散客分析、综合查询、预算分析等。
  
  2、需与系统对接的设备
  
  在酒店的实际工作中,还涉及一些应用设备必须与电脑管理系统进行对接。在进行电脑管理系统的选型时,要提前做好相关的咨询工作。这些需要对接的设备包括:
  
  程控电话系统——包括自动开/管客房电话直拨功能、自动计费、话单录入、话单查询、话费管理、分机管理、参数定义、宾客查询、酒店功能等。
  
  磁卡门锁系统——包括客房门锁的自动制卡、房卡挂失、一房多卡、延住处理等。
  
  餐饮点菜系统——包括在餐厅设置电子点菜机,在厨房和备餐间设置工作站点或远程打印机,通过点菜系统使预先设定的菜品自动显示或打印在相应站点上,包括但不限于餐厅名称、桌号、菜肴名称、菜肴数量、特殊要求等,并可通过预先设置的数据查询其风味特色、主配料表、成本卡等信息,厨房反馈的沽清等信息也可以即使传递到服务一线。
  
  特行登记传输系统——根据当地公安特行的要求把客人资料即使传递到相关终端上,保证酒店合法经营。
  
  智能化控制系统——21世纪,随着互联网时代的到来,酒店智能化更成为行业的一种趋势,不同酒店,根据不同需求,要与酒店管理系统进行无缝对接。
  
  机电设备控制系统——机电设备包括但不限于:暖通系统、消防系统、强电弱电系统、给排水系统等等,为保证日常运转的合理性,应与酒店管理系统无缝对接,实时监控。
  
  其实,酒店行业发展至今,市场上这些酒店管理系统基本都可以实现这一切的功能需求,关键要根据自己酒店实际情况来确定更多个性化的需求研制和延伸,比如,产权式酒店,除了满足上述一切基本要求外,可能还要研发一个新增模块,就是对小业主平台的管控,他们的固定返租收益管理、利润分红系统、免费入住管理、其他消费管理、年报、业主档案等等。还有一些连锁化的酒店集团,他们还有更多的会员系统、供应商平台的打造及搭建、CRS系统、CRM系统、财务管理软件、人力资源管理软件等等系统的打造及对接。对于一些综合型旅游度假小镇,可能除了酒店基本管理系统外,还有商业管理系统、旅游管理系统、文化管理系统、农业管理系统等的打造和平台对接。
  
  总之,酒店管理系统好与坏、适用与否,完全看企业本身的需求与管理系统提供服务商的充分沟通和对接,其他各系统与酒店系统的搭建。扫除了障碍,系统自然运作顺畅,为酒店运营管理提供最有力的保障。

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